Oficina Central de Registros y Matrícula

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708 0000 / Anexo: 0102 / 0136 / 0153

Sobre la Universidad Ricardo Palma

POSTULA A LA URP

Bienvenidos

Oficina Central de Registros y Matrícula – OCRM

Presentación

La Oficina Central de Registros y Matrícula (OCRM) según establece el Estatuto de la Universidad vigente, es un organismo dependiente del Vicerrectorado Académico. Tiene como responsabilidad principal la centralización, conducción, administración y actualización de las actividades y servicios administrativos de registro académico a nivel general de la Universidad.

Tales servicios administrativos incluyen convalidaciones de cursos en los Concursos de Traslados Internos y Externos, reclamos de notas, informes sobre grados académicos y títulos profesionales (graduados y titulados hasta el mes de abril de 1998).

Expide constancias, certificados y carnés universitarios mantiene relaciones funcionales con las Oficinas de Registros y Matrícula de las Facultades y de la Escuela de Posgrado. Por tanto, acopia, ordena, procesa y archiva la documentación producida por la práctica académica de los estudiantes.

Dra. Luisa Adriana Rodríguez Zavala

Estatuto de la Universidad Ricardo Palma
(Art 36°)

El Vicerrectorado Académico gestiona y coordina:

a) Oficina Central de Registros y Matrícula

Cuya responsabilidad principal es la centralización, conducción, administración y actualización de las actividades y servicios administrativos de registro académico a nivel general de la Universidad. Tales servicios administrativos incluyen convalidaciones, reclamos de notas y matrículas e informes sobre grados académicos y títulos profesionales. Expide constancias, certificados y carnés universitarios; mantiene relaciones funcionales con las Oficinas de Registros y Matrícula de las Facultades y de la Escuela de Posgrado.

La documentación que produce la Oficina Central de Registros y Matrícula (OCRM) y que recepciona de la Secretaría General, de la Oficina Central de Admisión y de la Oficina de Informática y Cómputo y de otras dependencias se organiza en distintos registros, compendio de documentos y síntesis rigurosa de datos: 1. Concurso de Admisión, 2. Traslados Internos y Externos, 3. Padrón de Alumnos Matriculados por Semestre, 4. Resoluciones de Egresados, 5. Constancias de Egresados, 6. Actas de Grados y Títulos, 7. Resoluciones de 2 Consejo Universitario de Grados y Títulos, 8. Diplomas de Grados y Títulos (hasta junio de 1998), 9. Orden de Mérito y Promedio Ponderado (en versión virtual) y 10. Resoluciones OCRM se estos registros se obtiene la información que solicitan tanto los estudiantes como las autoridades e instituciones ajenas a la Universidad.

Sobre la base de estos registros, la Oficina Central de Registros y Matrícula (OCRM) emite constancias solicitadas básicamente por estudiantes y, con menos frecuencia, por profesores y padres de familia. Asimismo, elabora informes sobre la situación académica de los estudiantes.

La Resolución Nº 970283 le otorga a la Oficina Central de Registros y Matrícula (OCRM) capacidad resolutiva en los siguientes casos: resoluciones de egresados, de traslado interno, de convalidación de cursos, de reincorporación, de traslado interno y externo, de examen de subsanación, de anulación de cursos, de reserva de matrícula, de retiro de semestre, de elaboración de actas de notas finales.

Manual de Organización y Funcionamiento de la OCRM.

Oficina Central de Registros y Matrícula – OCRM

Manual de Organización y Funciones

1) Marco Legal

Ley Universitaria 30220

Estatuto de la Universidad Ricardo Palma

2) De la Naturaleza

La Oficina Central de Registros y Matrícula, dependiente del Vicerrectorado Académico, acopia, ordena, procesa y archiva la documentación producida por la práctica académica de los estudiantes.

3) De la Finalidad

Los documentos procesados por la oficina y otros que llegan semielaborados de la Oficina Central de Informática y Cómputo y de la Oficina Central de Admisión, Oficina de Registros de las facultades y de Posgrado, forman parte de los Registros OCRM:

Registro 01 Proceso de Admisión

Registro 02 De Traslados Externos e Internos

Registro 03 De Matrícula (Padrón de alumnos matriculados por semestre)

Registro 04 De Resoluciones de Egresados

Registro 05 De Constancias de Egresados

Registro 06 De Actas de Grados y Títulos *

Registro 07 De Resoluciones Rectorales de Grados y Títulos*

Registro 08 De Diplomas de Grados y Títulos*

Registro 09 De Orden de Mérito y Promedio Ponderado*

Registro 10 De Consolidados Compactados de Notas –discontinuado

Registro 11 De Actas de Notas Finales

Registro 12 Resoluciones OCRM

* Desde 1971, hasta el mes de marzo de 1998. Los Registros 03 y 09, son registros virtuales controlados por OFICIC.

4) De los Objetivos Generales

La Oficina Central de Registros y Matrícula se encarga de:

Emitir Certificados de Estudios.

Emitir Constancias de:

- De Estudios

- De Matrícula

- De Tercio y/o Quinto Superior

- De Conferencias

- De Seminarios de Defensa Nacional

- De Cursos Co-curriculares

- De Cursos Conducta

- De Modalidad de Ingreso

- De Matrícula (Sunedu) para obtener el grado académico: Egresado, Bachiller, Titulación, Maestría,

Doctorado

- De Promedio Ponderado

- De Promoción

- De Documentos personales en Archivo

- Del Sistema de Calificaciones

- De Equivalencia del Promedio Ponderado Histórico

Emitir Resoluciones y Constancias de Convalidación por Movilidad Estudiantil.

Emitir Resoluciones de Convalidación.

Emitir Resoluciones y Constancias de Egresados.

Emitir Transcripciones de Resoluciones de Egresados.

Realizar el proceso de Traslados Internos.

Emitir Resoluciones de Traslados Internos Externos.

Emitir Resoluciones de reincorporación, retiros, reservas de matrícula.

Emitir Resoluciones y Actas de rectificación de Promedio Final.

Emitir Resolución de Anulación de cursos (Idiomas – solo para la FHLM).

Emitir Resolución de anulación de curso (electivo – pregrado)

Ingresar notas al sistema de Examen de Subsanación.

Ingresar a la base de datos el Seminario de Defensa Nacional.

Ingresar a la base de datos conferencias externas, cerradas y de las diversas oficinas de la URP.

Realizar Rectificación de Nombres y Apellidosde la URP.

Trámites de emisión, corrección y duplicado de Carnés Universitarios.

Custodiar documentos personales del estudiante.

Realizar trámites de Revalidación de Títulos extranjeros.

Realizar Informes de carácter académico.

5) Objetivos Específicos De la Dirección

La Dirección de la Oficina Central de Registros y Matrícula en su relación con las distintas dependencias de la universidad se encarga de:

Resolver las consultas de las facultades y de sus dependencias, sobre la normatividad que rige la vida académica de la universidad, propone al Rector los nuevos reglamentos y la actualización periódica de los mismos.

Elaborar el cronograma de las actividades lectivas de la universidad, que luego propone al rectorado.

Recibir toda la documentación producto de los exámenes de admisión y traslados externos.

Recepcionar y tramitar la documentación relacionada al egresado.

Dirigir las actividades relacionadas con los traslados internos

Dar trámite a las solicitudes de rectificación de notas del promedio final.

Orientar a los estudiantes en los trámites académicos que siguen en diversos casos.

6) De las Unidades

La documentación que recibe y elabora la Oficina Central de Registros y Matrícula, es atendida por cada una de sus unidades: de Mesa de Partes, de Matrícula, de Registros y Expedientes Personales, de Constancias y Certificados de Estudios, de Secretaría y Trámite Documentario, Seguimiento del Egresado y Cómputo y Carnés Universitarios:

Unidad de Secretaría y Trámite Documentario

Procesar los documentos para la elaboración de los distintos Registros OCRM.

Mantener al día el Registro de las Resoluciones que expide la OCRM.

Archivar, consolidar y organizar la documentación que recibe y emite la OCRM, de tal manera que sea posible su consulta inmediata.

Elaborar los informes académicos que se requieren para dar respuesta a las solicitudes de instituciones, facultades, oficinas, entre otros.

Solicitar a la dependencia correspondiente el material de oficina que requiere la OCRM.

Solicitar con antelación, la impresión de los formatos de los documentos que emite la oficina.

Unidad de Constancias de Egresados

Revisar los expedientes de Egresados, para determinar si los datos que se consignan son exactos.

Elaborar los documentos propios de cada caso para el trámite correspondientes.

Consignar en el Registro correspondiente las Constancias de Egresados.

Entregar a la Secretaría de la Oficina y a la Unidad de Registros y Expedientes, los documentos recibidos y producidos para ser archivados u organizados para formar los Registros OCRM.

Controlar rigurosamente el registro de los documentos que se emiten para el trámite de los expedientes de Egresados.

Entregar, a través de la Unidad de Mesa de Partes, las Constancias de Egresados, luego de consignar los datos pertinentes en el Registro OCRM correspondiente.

Derivar los documentos que se emiten para ser archivados en el Registro OCRM correspondientes y al archivo general.

Unidad de Constancias y Certificados de Estudios

Revisar para cada caso las solicitudes a fin de precisar su objeto y tomar la decisión pertinente.

Elaborar las diversas Constancias y Certificados basándose en la información contenida en los Registros OCRM.

Registrar de manera correlativa las Constancias y Certificados.

Requerir de la Unidad de Cómputo cuando así se necesita.

Determinar la exactitud de la información que transcribe en los documentos que emite.

Derivar los antecedentes al archivo general.

Elaborar los documentos que se requieren para dar respuesta a las solicitudes de Reincorporación, Matrículas Especiales, Exámenes de Subsanación, Reclamos de Promedios Finales entre otros.

Unidad de Registros, Expedientes Personales

Consolidar en cada período, los datos y documentos de los Registros OCRM.

Archivar en las carpetas personales de los estudiantes los documentos que tramitan las otras unidades.

Elaborar después de cada Concurso de Admisión las carpetas personales de los ingresantes.

Custodiar y mantener los archivos generales de la OCRM.

Proveer a las facultades las Tarjetas de Matrícula al inicio de cada año académico según sus requerimientos.

Unidad de Mesa de Partes

Registrar los documentos que ingresan en una base de datos.

Atender e informar sobre los trámites que deben realizar los estudiantes.

Firmar los cargos de los documentos que recibe.

Repartir la documentación recibida a cada una de las unidades de la OCRM.

Entregar los documentos emitidos por la OCRM, haciendo firmar los cargos correspondientes.

Clasificar la documentación que entregará.

Derivar los documentos al archivo general.

Unidad de Cómputo y Carnés Universitarios

Velar por la seguridad de los equipos que tiene a su cargo.

Capturar las imágenes para los carnés universitarios.

Canalizar con el apoyo de OFICIC la emisión de los carnés universitarios, originales y duplicados por la Sunedu.

Procesar la información relativa a las actas adicionales de Notas.

Proponer los programas para el procesamiento adecuado de la documentación que produce la OCRM.

Anexos
Dirección	0158
Secretaría	0173
Mesa de Partes	0102 - 0136 - 0153
Archivo	0137
Registros - Notas - Constancia Sunedu	0151
Carnet y Fotos	0152
Certificados de Notas	0154
Egresados - Revalidación	0155
Constancia - Traslados - Reincorporaciones	0172